Aichach (ots) -

Ineffiziente Prozesse kosten nicht nur Zeit, Geld und Qualität, sondern können bei starkem Wettbewerb auch schnell das Ende für einen Dienstleister bedeuten. Christoph Gerl hat es sich mit der Christoph Gerl GmbH zur Aufgabe gemacht, die Effizienz in Agenturen und Dienstleistungsunternehmen durch digitale Systeme und optimierte Prozesse zu erhöhen, um ihre Handlungs- und Wettbewerbsfähigkeit langfristig zu sichern. In diesem Artikel verrät der IT-Experte, in welchen fünf Bereichen sich für jeden Dienstleister große Effizienzpotenziale verstecken.

Für viele Dienstleistungsunternehmen, die während der florierenden Auftragslage der vergangenen Jahre eine umfangreiche Verwaltung und hohe Fixkosten im Personalbereich aufgebaut haben, besteht jetzt akuter Handlungsbedarf. Denn die aufgrund hoher Personalkosten drastisch sinkenden Margen bremsen nicht nur das Unternehmenswachstum auf Umsatzebene, sondern bedrohen sogar die Existenz vieler Dienstleister. Während einige der Wettbewerber die digitale Transformation bereits vollzogen haben und mit maximaler Automatisierung arbeiten, ist es für andere Unternehmen höchste Zeit, ihre Prozesse zu optimieren und effizienter zu werden, um nicht unterzugehen. "Um auch in Zukunft handlungs- und wettbewerbsfähig bleiben zu können, brauchen die Unternehmen eine vernünftige Marge", erklärt Christoph Gerl von der Christoph Gerl GmbH. "Dass es nicht mehr weitergeht wie bisher, ist den meisten bewusst. Wie sie mehr Effizienz und dadurch eine Steigerung von Qualität, Kundenzufriedenheit und Gewinn erreichen können, wissen sie jedoch nicht."

"Wer eine digitale Grundlage in seinem Unternehmen schafft, kann anschließend einfache Hebel nutzen, um große Effizienzpotentiale aus verschiedenen Bereichen herauszuholen", fährt der IT-Experte fort. Mit der Christoph Gerl GmbH, einer Agentur für Prozessoptimierung und Digitalisierung, hat er es sich zur Aufgabe gemacht, individuelle Lösungen zu finden, mit denen Agenturen und Dienstleistungsunternehmen ihr volles Effizienz-Potenzial ausschöpfen können. Durch die Einführung und Optimierung von CRM- und Projektmanagementsystemen schafft Christoph Gerl ein hocheffizientes Fließband für seine Kunden und sorgt mit der Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben für große Zeitersparnisse. Mit mittlerweile acht Jahren Erfahrung und einer tiefgreifenden Expertise hilft der IT- und Digitalisierungsberater Agenturen, IT-Systemhäusern, Steuerberatungskanzleien und anderen Dienstleistungsunternehmen bundesweit dabei, schnelle Effizienzsteigerungen zu erreichen und gesund zu wachsen. Dabei verfolgt er die Mission, die täglich in den Unternehmen stattfindende Zeitverschwendung zu eliminieren und den finanziellen Erfolg für den Dienstleistungsmarkt zu erhöhen.

1. Fulfillment

In vielen Dienstleistungsunternehmen gibt es keine klaren und standardisierten Prozesse, kein Projektmanagement und keine Tools zur Steuerung von Aufgaben. In der Folge läuft die Kundenabwicklung oft stockend und willkürlich, was zu einer hohen Ineffizienz führt. Mit einem professionellen Projektmanagementsystem läuft das Fulfillment wie am Fließband, während gleichzeitig auf individuelle Bedürfnisse eingegangen werden kann. Neben schnelleren und reibungslosen Prozessen, einer höheren Qualität sowie größerer Kundenzufriedenheit schafft das System effizientere Abläufe und damit mehr Marge für das Unternehmen.

2. Onboarding von Kunden

Ist der Onboarding-Prozess neuer Kunden nicht standardisiert, hängt es häufig vom jeweiligen Mitarbeiter ab, wie ein Kunde aufgenommen wird. Weil aufgrund der individuellen Vorgehensweise oft Informationen fehlen, ziehen sich die Projekte unnötig in die Länge. Das führt nicht nur zu unzufriedenen Kunden, sondern auch zu mehr Arbeitsaufwand für die eigenen Mitarbeiter und damit sinkender Marge. Ein standardisiertes und digital unterstütztes Onboarding-Verfahren deckt hingegen alles Notwendige ab, während den Mitarbeitern kaum Aufwand entsteht. Neben der schnelleren Abwicklung von Projekten können so außerdem eine höhere Marge und größere Kundenzufriedenheit erzielt werden.

3. Onboarding und Schulung von Mitarbeitern

Ähnliches gilt für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter: Wenn ihr kein einheitliches Verfahren zugrunde liegt, kostet sie viel Zeit und Geld. Neben diversen Arbeitsmaterialien benötigen neue Mitarbeiter verschiedene Zugänge und müssen von ihren Kollegen in Tools und Systeme eingearbeitet werden. Aufgrund von Rückfragen und fehlenden Informationen kann sich dieser Prozess langwierig gestalten, was einen großen Personalaufwand bedeutet. Mit einem einheitlichen digitalen Onboarding-Prozess erreichen Unternehmen nicht nur bessere Schulungsergebnisse, sondern auch eine höhere Effizienz aufgrund von geringerem Personaleinsatz. Darüber hinaus wirkt sich ein modernes Verfahren positiv auf die Erfahrung aus, die neue Mitarbeiter an ihren ersten Tagen im Unternehmen machen.

4. Backoffice und Verwaltung

Noch immer gibt es Unternehmen, in denen Aufgaben, wie der Einzug von SEPA-Lastschriften, das Herunterladen von Eingangsrechnungen oder der Versand von Briefen, manuell erledigt werden, was einen enormen Verwaltungsaufwand zur Folge hat. Mit digitalen Prozessen kann hier eine schlanke und maximal automatisierte Verwaltung geschaffen werden, die nicht nur sehr zuverlässig und kaum fehleranfällig, sondern auch mit einem sehr geringen Aufwand verbunden ist.

5. Vertrieb

Nicht vorhandene oder unzureichende CRM-Systeme bedeuten für Vertriebsmitarbeiter einen großen Pflegeaufwand und eine hohe Fehlerquote. Oft verwaltet jeder seine Kontakte mithilfe von Excel-Listen, sodass im Fall von Urlaub oder Krankheit niemand einen Überblick hat. Die Diskrepanz von Kontaktdaten in verschiedenen Systemen und Listen sorgt für aufwendige Prozesse und große Ineffizienz. Professionelle CRM-Systeme, die sich automatisch über verschiedene Schnittstellen synchronisieren, füllen sich hingegen automatisch mit aktuellen Informationen, sodass die Vertriebsmitarbeiter effizient arbeiten können. Der systemunterstützte Vertrieb verspricht zudem höhere Umsätze und eine größere Marge, weil viele Verwaltungsaufgaben wegfallen.

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