Mülheim an der Ruhr (ots) -

Steigende Kosten, Fachkräftemangel und wachsender Zeitdruck: In vielen kleinen Unternehmen verbringen Mitarbeitende täglich Stunden mit wiederkehrenden Aufgaben, die längst automatisierbar wären – und blockieren damit wertvolle Ressourcen. Doch wie lässt sich das konkret ändern, ohne in komplexen Tools oder schwerfälligen IT-Projekten zu versinken?

Im Tagesgeschäft kleiner und mittelständischer Unternehmen bleibt selten Zeit, grundlegende Prozesse zu hinterfragen. Rechnungen werden manuell geprüft, Daten mehrfach übertragen, interne Abläufe mühsam nachverfolgt und Informationen in verschiedenen Systemen gepflegt, die kaum miteinander verknüpft sind. Diese Aufgaben sind wichtig, binden jedoch enorme Ressourcen, die an anderer Stelle deutlich produktiver eingesetzt werden könnten. Gleichzeitig steigt der Druck auf die Geschäftsführung: steigende Anforderungen, wachsende Konkurrenz und begrenzte Kapazitäten treffen auf Strukturen, die oft historisch gewachsen sind und nicht mehr zu den aktuellen Anforderungen passen. Viele Verantwortliche erkennen diese Problematik, wissen jedoch nicht, wo sie konkret ansetzen sollen, ohne den laufenden Betrieb zu gefährden. Hinzu kommt die Verunsicherung rund um Künstliche Intelligenz: Zwischen großen Versprechen und technischer Komplexität fällt es vielen schwer, den tatsächlichen Nutzen für den eigenen Betrieb realistisch einzuschätzen. „Wenn Unternehmen diese strukturellen Probleme nicht angehen, verlieren sie jeden Tag wertvolle Zeit, steigern ihre Kosten und blockieren langfristig ihr eigenes Wachstum – oft ohne es im Alltag sofort zu merken“, erklärt Marc Wehning.

„Genau deshalb sollte man nicht mit Technologie beginnen, sondern mit den konkreten Aufgaben, die im Unternehmen täglich Zeit kosten. Denn dort entscheidet sich, ob Automatisierung wirklich entlastet oder nur zusätzliche Komplexität schafft“, so Marc Wehning weiter. Diese Perspektive stammt nicht aus der Theorie, sondern aus eigener Verantwortung: Über 20 Jahre war er Geschäftsführer eines E-Commerce-Unternehmens mit rund 50 Mitarbeitenden und etwa 40 Millionen Euro Umsatz. In dieser Zeit ging es nicht nur um Strategie, sondern vor allem um die operative Realität – Prozesse, die funktionieren müssen, Mitarbeitende, die sinnvoll eingesetzt werden sollen, und Entscheidungen, die sich wirtschaftlich tragen müssen. Genau diese Spannungsfelder kennt er aus Erfahrung und setzt deshalb heute an einem anderen Punkt an als viele klassische Anbieter. Statt Automatisierung als technisches Projekt zu betrachten, verbindet er unternehmerische Erfahrung mit fundiertem Fachwissen. Als Diplom-Informatiker (FH) verfügt Marc Wehning über eine solide technische Ausbildung, die er durch seine Weiterbildung im Bereich Künstliche Intelligenz, unter anderem im Rahmen eines Aufbaustudiums am MIT in Boston, sowie durch seine kontinuierliche Beschäftigung mit betrieblichen Informationssystemen gezielt erweitert hat. Dadurch kann er technologische Möglichkeiten realistisch und praxisnah in den Kontext kleiner Unternehmen einordnen.

Warum viele Unternehmen an der Automatisierung scheitern

In vielen kleinen und mittelständischen Unternehmen beginnt der Versuch, Prozesse zu verbessern, mit der Suche nach einem passenden Tool. Was zunächst sinnvoll erscheint, führt in der Praxis jedoch häufig zu einem gegenteiligen Effekt. „Das eigentliche Problem ist selten die fehlende Technologie, sondern die fehlende Klarheit darüber, wie im Unternehmen gearbeitet wird – und genau dort muss man zuerst ansetzen“, erklärt Marc Wehning.

In der Praxis zeigt sich stattdessen, dass bestehende Abläufe selten so klar strukturiert sind, wie es für eine sinnvolle Automatisierung notwendig wäre: Zuständigkeiten sind nicht eindeutig geregelt, Daten werden uneinheitlich gepflegt und Informationen liegen verteilt in unterschiedlichen Systemen vor. Wird unter diesen Voraussetzungen direkt auf Automatisierung oder Künstliche Intelligenz gesetzt, entsteht keine Entlastung, sondern zusätzliche Komplexität – bestehende Schwächen werden nicht behoben, sondern beschleunigt und damit sichtbarer gemacht.

Die Folge sind parallele Systeme, steigende Komplexität und eine wachsende Skepsis gegenüber weiteren Maßnahmen. Gerade Geschäftsführer kleiner Unternehmen erkennen diesen Effekt schnell: Die Investition ist erfolgt, doch die erhoffte Verbesserung bleibt aus. Der entscheidende Punkt wird dabei oft übersehen: Die Probleme liegen nicht in der Technologie, sondern in der Grundlage, auf der sie eingesetzt wird.

Der entscheidende erste Schritt: Klarheit statt Tool-Auswahl

Ist dieser Denkfehler einmal erkannt, stellt sich für viele Unternehmen die entscheidende Frage: Wo setzt man konkret an? In nahezu jedem Betrieb gibt es wiederkehrende Aufgaben, die täglich Zeit binden. Genau hier liegt der größte Hebel. „Ich beginne deshalb nicht mit der Frage nach dem besten Tool, sondern mit der Frage: Welche Aufgabe im Unternehmen kostet jeden Tag unnötig Zeit und bindet wertvolle Ressourcen?“, beschreibt Marc Wehning seinen Ansatz.

Statt abstrakter Konzepte setzt er sich dafür direkt mit den Verantwortlichen zusammen und analysiert, wie im Unternehmen tatsächlich gearbeitet wird. In einem kompakten Workshop geht er gemeinsam mit der Geschäftsführung die Abläufe Schritt für Schritt durch, identifiziert Engpässe und macht sichtbar, wo Zeit verloren geht. Dabei geht es nicht um Theorie, sondern um konkrete Situationen aus dem Arbeitsalltag. Aus diesen Gesprächen entstehen klare Ansatzpunkte, die sich direkt umsetzen lassen – ohne lange Projektphasen oder komplexe Systemeinführungen.

Warum schnelle Ergebnisse entscheidend sind

Doch selbst wenn ein klarer Ansatzpunkt definiert ist, zeigt sich in der Praxis schnell ein weiteres Problem: Große IT-Projekte scheitern in kleinen Unternehmen selten am Willen, sondern an der Realität des Alltags. Während Konzepte entstehen, läuft das Tagesgeschäft weiter – mit allen bestehenden Engpässen. Deshalb funktionieren Ansätze besser, die auf schnelle, greifbare Verbesserungen im laufenden Betrieb setzen.

„Die entscheidende Frage ist nicht, wie groß die Lösung ist, sondern wie schnell sie im Alltag spürbar entlastet – denn genau daran messen Geschäftsführer am Ende den Erfolg“, erklärt Marc Wehning. Der Einstieg erfolgt deshalb bewusst über klar abgegrenzte Anwendungsfälle, etwa in der Belegverarbeitung oder Kundenverwaltung. Werden erste Ergebnisse innerhalb weniger Wochen sichtbar, verändert sich auch die Dynamik im Unternehmen: Skepsis weicht messbarer Entlastung – und aus einzelnen Maßnahmen entsteht schrittweise ein belastbares System.

Saubere Daten als entscheidender Faktor für funktionierende Automatisierung

Mit den ersten umgesetzten Automatisierungen rückt ein weiterer, oft unterschätzter Faktor in den Mittelpunkt: die Qualität der zugrunde liegenden Daten. Denn Automatisierung funktioniert nicht unabhängig vom System, sie basiert vollständig auf den Informationen, die ihr zur Verfügung stehen. Sind diese unvollständig oder widersprüchlich, entstehen nicht nur Fehler, sondern Abläufe verlieren an Verlässlichkeit und müssen regelmäßig manuell korrigiert werden.

„Viele erwarten, dass KI Probleme löst, die eigentlich in den Daten entstehen. Dabei verschärft sie diese oft nur, wenn die Grundlage nicht stimmt“, erklärt Marc Wehning. Genau deshalb bildet eine saubere Datenstruktur die Voraussetzung für jede nachhaltige Entlastung. Ein zentrales System wie ein CRM, also eine Software zur strukturierten Verwaltung von Kundenkontakten, Verkaufschancen und Kommunikationsverläufen, sorgt dafür, dass Informationen konsistent gepflegt und für weitere Prozesse nutzbar werden. Erst auf dieser Grundlage lassen sich Automatisierungen stabil aufbauen und dauerhaft nutzen.

Geschäftsführer-Erfahrung als entscheidender Unterschied

Viele Lösungen im Bereich Automatisierung greifen zu kurz, weil sie an der Realität kleiner Unternehmen vorbeigehen. Denn während technische Ansätze oft isoliert gedacht werden, müssen Geschäftsführer Entscheidungen immer im Gesamtkontext treffen: Zeit, Personal, Kosten und laufender Betrieb stehen dabei in einem ständigen Spannungsverhältnis.

„Ich kenne die Situation, wenn operative Aufgaben, Personalfragen und strategische Themen gleichzeitig entschieden werden müssen – und genau deshalb müssen Lösungen im Alltag funktionieren“, erklärt Marc Wehning. Diese Erfahrung unterscheidet ihn grundlegend von rein technischen Anbietern. Statt Automatisierung als isoliertes Projekt zu betrachten, bewertet er jede Maßnahme danach, ob sie im betrieblichen Alltag tatsächlich trägt – wirtschaftlich, organisatorisch und im Zusammenspiel mit den bestehenden Strukturen. So entsteht kein theoretisches Konzept, sondern ein Ansatz, der sich in der Praxis bewähren muss – auch im Umgang mit Künstlicher Intelligenz.

KI als Entlastung – nicht als Ersatz

Gerade im Umgang mit Künstlicher Intelligenz zeigt sich, wie wichtig dieser praxisnahe Blick ist. In vielen Unternehmen ist ihre Einführung weniger eine technische als eine kulturelle Herausforderung. Während Geschäftsführungen nach Effizienzgewinnen suchen, entsteht auf Mitarbeiterebene oft die Sorge, durch neue Systeme ersetzt zu werden. Diese Unsicherheit hat konkrete Folgen: Projekte werden zurückgestellt, Entscheidungen verzögert oder gar nicht erst getroffen – selbst dann, wenn die Probleme längst bekannt sind.

„In meinen Projekten geht es nicht darum, Mitarbeitende zu ersetzen, sondern sie von Aufgaben zu entlasten, die keine menschliche Stärke erfordern“, betont Marc Wehning. In der Praxis zeigt sich, dass Automatisierung vor allem dort ansetzt, wo repetitive Tätigkeiten anfallen – etwa bei der Verarbeitung von Daten, internen Abstimmungen oder standardisierten Abläufen. Genau hier entsteht der größte Hebel: Mitarbeitende gewinnen Zeit für Aufgaben, die Erfahrung, Kommunikation und Verantwortung erfordern.

Gleichzeitig warnt Marc Wehning vor einem verzerrten Bild von Künstlicher Intelligenz im Unternehmenskontext. In manchen Fällen werden ohnehin geplante Veränderungen oder Personalentscheidungen nachträglich mit dem Einsatz von KI begründet – ein Phänomen, das als sogenanntes „KI-Washing“ bezeichnet wird. Für ihn steht dagegen ein anderer Ansatz im Vordergrund: Automatisierung soll bestehende Teams stärken und nicht ersetzen. Entscheidend ist dabei eine klare Kommunikation im Unternehmen, damit Veränderungen nicht als Bedrohung, sondern als spürbare Entlastung wahrgenommen werden.

Am Ende entscheidet nicht die Technologie, sondern die Struktur

Wenn Prozesse im Unternehmen klar definiert und gezielt verbessert werden, zeigt sich die Wirkung nicht abstrakt, sondern im Alltag: Abläufe werden verlässlicher, Entscheidungen fundierter und Mitarbeitende spürbar entlastet. Automatisierung sorgt dabei nicht für zusätzliche Systeme, sondern für mehr Übersicht und Struktur – vorausgesetzt, sie wird richtig eingesetzt. „Wenn Prozesse klar strukturiert sind und die richtigen Aufgaben automatisiert werden, entsteht im Unternehmen eine ganz andere Dynamik“, erklärt Marc Wehning. Genau diese Dynamik entscheidet darüber, ob Automatisierung tatsächlich Mehrwert schafft oder nur neue Komplexität erzeugt.

Unternehmen stehen damit vor einer grundlegenden Frage: Wollen sie bestehende Strukturen weiterhin verwalten – oder beginnen sie, ihre Abläufe gezielt zu hinterfragen und zu verbessern? Wer Probleme lediglich mit neuen Tools überdeckt, verschiebt sie oft nur. Wer dagegen bereit ist, an den Ursachen anzusetzen und pragmatische Lösungen umzusetzen, schafft die Grundlage für nachhaltige Entlastung und weiteres Wachstum.

Gerade beim Einstieg in solche Veränderungen spielt jedoch ein Faktor eine entscheidende Rolle, der häufig unterschätzt wird: die Finanzierung. Als autorisierter INQA-Coach arbeitet Marc Wehning im Rahmen eines staatlich geförderten Programms, das speziell auf kleine und mittlere Unternehmen ausgerichtet ist. Betriebe mit bis zu 250 Mitarbeitenden und 50 Millionen Euro Jahresumsatz können dabei bis zu 80 Prozent der Beratungskosten erstattet bekommen. „Viele Betriebe zögern nicht, weil ihnen der Nutzen unklar wäre, sondern weil sie die Kosten scheuen. Genau hier setzt die Förderung an: Sie senkt das Risiko und erleichtert es Unternehmen, den ersten Schritt tatsächlich zu gehen“, erklärt Marc Wehning abschließend.

Sie möchten mit gezielter Automatisierung jede Woche 10 oder mehr Stunden zurückgewinnen – ohne IT-Abteilung, ohne neue Software, ohne zusätzliches Personal. Dann melden Sie sich jetzt bei Marc Wehning (https://wehning.com/) und vereinbaren Sie einen Termin!

Wenn Sie sich zunächst einen Überblick verschaffen möchten, beginnen Sie mit seinem Buch „Der unsichtbare Mitarbeiter: Wie KMU mit Claude Code Prozesse automatisieren und wachsen“: https://www.amazon.de/unsichtbare-Mitarbeiter-Prozesse-automatisieren-wachsen/dp/B0H1GW4SBG

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Marc Wehning
E-Mail: marc@wehning.com
Website: www.wehning.com


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